Změny v doručování pracovních písemností

Změny v doručování pracovních písemností po novele zákoníku práce

V novele zákoníku práce došlo mimo jiné i ke změnám v doručování písemností. Změny se týkají doručování klíčových písemností jak zaměstnavatelem zaměstnanci, tak i naopak zaměstnance zaměstnavateli. Jaká pravidla tedy ohledně doručování nově platí?

Doručování písemností zaměstnavatelem zaměstnanci obecně

Podle zákoníku práce musí být určité písemnosti doručeny zaměstnanci do vlastních rukou. Jedná se o tyto písemnosti týkající se:

• vzniku, změn a skončení pracovního poměru nebo dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr,
• odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance,
• odměňování (mzdový výměr a platový výměr), a
• záznamu o porušení režimu dočasně práce neschopného pojištěnce, 

Nově se zavádí pravidlo, respektive postup, kdy zaměstnavatel doručuje písemnost osobně zaměstnanci do vlastních rukou na pracovišti. Pokud toto není možné, může zaměstnavatel písemnost zaměstnanci doručit následovně:

• do vlastních rukou kdekoliv bude zaměstnanec zastižen;
• prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací;
• prostřednictvím datové schránky.

Primární povinností zaměstnavatele je tedy vždy doručení písemnosti zaměstnanci na pracovišti. Až teprve pokud tento způsob není možný, lze postupovat jinak. Uvedený výčet dalších způsobů doručení je soupisem možností, které může zaměstnavatel využít. To znamená, že lze uplatnit kterýkoliv způsob.

Doručování zaměstnavatelem prostřednictvím provozovatele poštovních služeb

V případě doručování písemností prostřednictvím provozovatele poštovních služeb se nově doručuje na adresu, kterou zaměstnanec písemně sdělil zaměstnavateli. Je tedy povinností zaměstnance, aby písemně nahlásil aktuální údaje k doručování. Pro zaměstnavatele je v tomto ohledu doporučeno, aby zaměstnance poučil o rizicích plynoucích z nesplnění této povinnosti.

Doručení písemnosti zaměstnavatele prostřednictvím provozovatele poštovních služeb musí být doloženo písemným záznamem o doručení. Nebyl-li zaměstnanec, kterému má být písemnost doručena prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, zastižen, uloží se písemnost v provozovně provozovatele poštovních služeb. Zaměstnanci je zanechána výzva, aby si zásilku vyzvedl. V rámci výzvy musí být zaměstnanec poučen, od kdy, v kterou dobu a kde si může písemnost vyzvednout. Taktéž musí být poučen o následcích odmítnutí převzetí písemnosti nebo neposkytnutí součinnosti nezbytné k doručení písemnosti.  

Oproti původnímu znění došlo ke sjednocení lhůty podle zákoníku práce je standardní lhůtou pro uložení písemností na 15 kalendářních dní. Pokud si v této lhůtě zaměstnanec písemnost nevyzvedne, nastává fikce doručení. Písemnost se tak má za doručenou bez ohledu na to, zda se zaměstnanec s obsahem písemnosti seznámil.

V případě, že zaměstnanec doručení písemnosti prostřednictvím provozovatele poštovních služeb znemožní, odmítne převzít, neposkytne součinnost nezbytnou k doručení, považuje se písemnost za doručenou dnem, kdy k znemožnění doručení došlo. Nově se již nevyžaduje písemný záznam, který informuje o odmítnutí převzetí od doručovatele.

Doručování zaměstnavatelem prostřednictvím datové schránky

Nově se zavádí další možnost elektronického způsobu doručování písemností zaměstnavatelem zaměstnanci, a to doručování do datové schránky. K tomuto způsobu doručování je nezbytný písemný souhlas zaměstnance. Souhlas zaměstnance lze udělit pro konkrétní případ doručované písemnosti anebo jako generální, tj. pro doručování všech písemností od zaměstnavatele. Současně se stanoví nová fikce doručení, a to ve lhůtě 10 dnů ode dne jejího dodání do datové schránky zaměstnance.

Jestliže se tedy zaměstnanec nepřihlásí do datové schránky ve lhůtě 10 dnů ode dne dodání písemnosti do datové schránky, považuje se písemnost za doručenou posledním dnem této lhůty. Písemnost se má za doručenou bez ohledu na to, zda se zaměstnanec s obsahem písemnosti seznámil.

Doručování písemnosti určené zaměstnavateli zaměstnancem

Aktuálně je také již konec s případy, kdy zaměstnanec nebyl schopen doručit písemnost svému zaměstnavateli. A to zejména tehdy, pokud se zaměstnavatel ve svém sídle fyzicky nenacházel. Podle současného znění zákoníku práce doručuje zaměstnanec písemnosti určené zaměstnavateli i nadále osobně v sídle zaměstnavatele. Osobní předání písemnosti je splněno i v případě, že zaměstnavatel odmítne písemnost převzít. Za účelem prokázání doručení je v tomto případě doporučována přítomnost svědka.

Pokud s tím zaměstnavatel souhlasí, může zaměstnanec doručit písemnost prostřednictvím sítě nebo elektronických komunikací na elektronickou adresu, kterou zaměstnavatel pro tento účel zaměstnanci oznámil, anebo nově i datovou schránkou. K doručování písemnosti prostřednictvím datové schránky není vyžadován písemný souhlas zaměstnavatele. Písemnost se má pak za doručenou dnem dodání do datové schránky.