Novinky v oblasti datových schránek v roce 2022 a 2023

1. ledna 2022 nabyla účinnosti novela zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Ta nově zavádí tzv. fikci doručení i pro komunikaci soukromoprávní povahy (tento termín si vysvětlíme později).

Kromě toho rok 2023 přinese i automatické zřizování datových schránek pro nepodnikající fyzické osoby, které poprvé použijí prostředek pro elektronickou identifikaci vydaný v rámci kvalifikovaného systému elektronické identifikace (tzn. poprvé se přihlásí do národního bodu pro identifikaci a autentizaci).  

Co si představit pod pojmem datová schránka?

Jako datovou schránku si můžete představit elektronické úložiště, které zřizuje a spravuje Ministerstvo vnitra. Je určeno k:

• doručování orgány veřejné moci,
• provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci,
• dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob.

Datová schránka je tedy určitý virtuální prostor, který je přiřazen určitému subjektu (uživateli) a který umožňuje komunikovat pouze elektronické dokumenty (datové zprávy) do jiných datových schránek. V rámci tohoto zabezpečeného a státem garantovaného systému datových schránek nelze zasílat ani odesílat e-maily ani jiné formy souborů. 

Co znamená fikce doručení

Systém datových schránek je primárně určen k úřední komunikaci. Pokud to umožňuje povaha dokumentu, orgán veřejné moci jej doručí jinému orgánu veřejné moci prostřednictvím datové schránky (jestliže se takový dokument nedoručuje na místě).

Máte-li jakožto fyzická osoba, podnikající fyzická osoba nebo právnická osoba zpřístupněnou svou datovou schránku,  a opět pokud to umožňuje povaha zasílaného dokumentu, orgán veřejné moci vám dokument doručí právě tam (nedoručuje-li se tento dokument veřejnou vyhláškou nebo na místě).

Dokument, který přijde do vaší datové schránky, se považuje za doručený v okamžiku, kdy se do datové schránky přihlásíte. Pokud se do datové schránky nepřihlásíte ve lhůtě 10 dnů ode dne, kdy tam byl dokument dodán, považuje se tento dokument za doručený posledním dnem této lhůty. Je proto nutné datovou schránku pravidelně kontrolovat, protože s doručením úředních dokumentů bývají často spojené závažné právní účinky, jako je například počátek běhu lhůty pro odvolání.

Jestliže jste ale datovou schránku využívali ke komunikaci s kýmkoliv jiným než s orgány veřejné moci (např. s vašimi obchodními partnery), žádná fikce doručení se do konce roku 2021 neuplatnila.

V soukromé sféře odesílatel neměl jistotu, že jeho zpráva bude doručena, protože držitel datové schránky neměl motivaci se do datové schránky přihlásit. V praxi tak bylo zcela běžné oddalovaní nebo úplné znemožnění přijetí zasílaného dokumentu. Ve chvíli, kdy příjemce neměl datovou schránku zpřístupněnou, vám systém neumožnil mu zprávu ani odeslat, tedy ani např. uplatnit takto reklamace vady zakoupeného výrobku.

Tomu už je však konec. Od letošního roku byla výše popsaná fikce doručení rozšířena i na doručování korespondence soukromoprávní povahy. Tato novinka usnadní nejen dříve možné trable s uplatněním reklamace vad, ale také například s doručováním faktur, předžalobních výzev a podobně.

Že datovou schránku nemáte? Pozor na automatické zřizování datové schránky Ministerstvem vnitra od 1. ledna 2023

Od ledna příštího roku totiž bude Ministerstvo vnitra automaticky zřizovat datové schránky těmto osobám:

1. Fyzickým nepodnikajícím osobám, které jsou plně svéprávné a zapsané v základním registru obyvatel. A to bezodkladně poté, co fyzická osoba poprvé použije prostředek pro elektronickou identifikaci (vydaný v rámci kvalifikovaného systému elektronické identifikace) vůči tomu, kdo umožňuje prokázání totožnosti podle zákona upravujícího elektronickou identifikaci. Půjde např. o občanský průkaz s aktivovaným čipem či bankovní identitu (podívejte se na sekci „Co jsou identifikační prostředky?“).
2. Fyzickým podnikajícím osobám, advokátům, statutárním auditorům, daňovým poradcům, insolvenčním správcům, znalcům, soudním tlumočníkům a soudním překladatelům bezodkladně poté, co ministerstvo obdrží informaci o jejich zapsání do zákonem stanovené evidence nebo rejstříku.
3. Právnickým osobám, které jsou zapsané v registru osob bezodkladně poté, co ministerstvo obdrží informaci o jejich zapsání do registru osob, do spolkového rejstříku, nadačního rejstříku, rejstříku ústavů, společenství vlastníků jednotek nebo obecně prospěšných společností.

Možnost znepřístupnění datové schránky

Těm z vás (fyzickým osobám), kterým se datová schránka zřídila automaticky, a osobám, kterým byla datová schránka zřízena na základě žádosti, dává zákon i po výše uvedené novelizaci možnost, jak se využívání a doručování do datové schránky vyhnout. A to prostřednictvím znepřístupnění datové schránky. Pokud budete mít datovou schránku znepřístupněnou, nebude možné vám do ní doručovat písemnosti, dokud nedojde k jejímu opětovnému zpřístupnění.