Kdy si zaměstnavatel může uchovávat kopie osobních dokladů svých zaměstnanců?

Každý zaměstnavatel musí mít k dispozici důležité údaje, které se týkají osoby zaměstnance (tyto informace jsou obsaženy v tzv. osobním spise zaměstnance). Osobní spis zaměstnance však smí obsahovat jen písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon jeho práce a k plnění povinností podle obecných právních předpisů (např. daňové a sociální zabezpečení).

Zaměstnavatel současně musí dodržovat všechny právní předpisy, jež se týkají ochrany osobních údajů. Může tak tedy uchovávat jen takové kopie dokladů, které mu ukládá zákon, a současně se musí řídit zásadou minimalizace dat a přiměřenosti.

Bohužel často dochází k tomu, že zaměstnavatel pořizuje kopie občanských průkazů, řidičského průkazu či průkazu zdravotní pojišťovny svých zaměstnanců a požaduje podpis vlastní rukou se souhlasem s kopií, které pak uloží do jeho osobního spisu.

Kopie občanského průkazu

Pokud jde o kopie občanského průkazu podle ustanovení §15a odst. 2 zákona č. 328/1999 Sb., o občanských průkazech platí, že je „zakázáno pořizovat jakýmikoliv prostředky kopie občanského průkazu bez prokazatelného souhlasu občana.“ Pokud má tedy váš zaměstnavatel zájem pořizovat si kopii vašeho občanského průkazu, je nezbytné, abyste takový souhlas podepsali. Souhlas by měl splňovat náležitosti nařízení GDPR. V případě kontroly by měl být zaměstnavatel schopen doložit, že jste mu udělili souhlas svobodně – souhlas byl konkrétní, informovaný, jednoznačný a ničím nepodmíněný. Ze souhlasu by mělo být zřejmé:

1. za jakým účelem,
2. po jak dlouhou dobu hodlá zaměstnavatel tyto osobní údaje zpracovávat.

Proč je pořizování kopií dokladů rizikové?

Pořizování kopií dokladů zaměstnanců je rizikové v tom ohledu, že souhlas může být kdykoliv odvolán, o čemž vás musí vždy poučit. I z tohoto důvodu by měl zaměstnavatel hledat oprávněný zájem a jakékoliv zpracování osobních údajů na základě vašeho souhlasu si ponechat až jako poslední důvod.

S ohledem na skutečnost, že získávání souhlasu je komplikované, zaměstnavatelé kopírování dokladů často odůvodňují svým oprávněným zájmem podle ustanovení § čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení GDPR. Zaměstnavatel však musí být schopen vždy jednoznačně doložit, v čem tento svůj oprávněný zájem spatřuje a za jakým konkrétním účelem kopii dokladu potřebuje. Pokud to doložit nedokáže, neměl by kopie pořizovat, a to ani v případě řidičského průkazu nebo průkazu zdravotní pojišťovny.

Při zpracovávání osobních údajů je třeba respektovat zásadu minimalizace údajů a přiměřenosti. Uchovávání kopií dokladů v nepřiměřeném rozsahu může být Úřadem pro ochranu osobních údajů sankcionováno.

Zásada minimalizace

S ohledem na zásadu minimalizace údajů tedy platí, že zaměstnavatel by obecně neměl pořizovat kopie dokladů svých zaměstnanců. V případě, že se tak zaměstnavatel rozhodne kopie dokladů pořizovat, měl by tak činit v co nejmenším rozsahu, a tyto údaje by měl uchovávat po omezenou dobu. Postačující v tomto ohledu bude zaznamenat do osobního spisu pouze to, že dané doklady zaměstnanec zaměstnavateli předložil. V případě občanského průkazu je pak potřeba vždy zajistit prokazatelný souhlas s jeho kopií.

Pozor na výjimky

Výše uvedené se netýká cizinců, u kterých je zapotřebí kopie dokladů prokazující oprávněnost pobytu cizince na území České republiky uchovávat, a to i po skončení pracovního poměru.